Поддерживает возможность совместной работы в рамках процессов создания и согласования документов, и обеспечивает их версионность. Руководитель может визировать документ с помощью электронной подписи.
В ECM системы входит модуль управления потоками – специальный механизм, который заставляет документы двигаться по заранее сделанному маршруту.
Задается список согласующих и назначается руководитель, который должен будет подписать документ после успешного согласования. Каждый участник согласования получает доступ к электронному документу. Если все участники поставили визу «Согласовано», система отправляет документ тому сотруднику, который указан ответственным за подписание.
Сервисы можно настроить таким образом, чтобы инициатор согласования получал уведомления после каждого этапа согласования.
Система согласований и workflow обеспечивает целостность брендинга в передаче как образов, так и текстов, с системой работают более 100 участников.
Организации эффективного документооборота способствует, помимо структурированного архива, еще и бизнес-процессы управления, в число которых входят процессы согласования-утверждения, а также бизнес-процесс изменения состояний.
Элементы и документы системы "1C: PDM 3" имеют специализированные параметры – "Состояние" и "Стадия". Параметр "Состояние" отвечает за готовность документации на изделия к следующему по цепочке процессу, а параметр "Стадия" - за указание фазы ЖЦ изделия, на которой находится изделие или его ревизии. Параметр "Состояние" более применим к документам, в то время как "Стадия" - к элементам изделия. Однако для неразрывной связи между изделием и документами оба этих параметра существуют и для документов, и для элементов изделия. Выражение "Статус Документа" здесь идентично выражению "Состояние Документа". При готовности документов или ЭСИ инициируется бизнес-процесс изменения состояния.
Бизнес-процесс изменения состояния - это сложный механизм, задействующий, помимо непосредственно изменения состояния, еще и механизмы согласования, рассылки уведомлений, ответов на уведомления, изменения групповых политик безопасности, автоперевод состояний ревизий элементов и многое другое. Его работу можно описать следующим образом: после очередной стадии ЭСИ и документация помещаются в специализированный документ, который показывает текущее состояние элементов и следующее состояние по цепочке ЖЦ.
Далее указывается список лиц, участвующих в бизнес-процессе, а также степень их участия. Эти лица будут участвовать в согласовании и утверждении элементов и документов. После этого указывается групповая политика безопасности, которая будет применена к элементам в цепочке: исходное - новое состояние. Групповая политика регламентирует доступ к элементу после перевода состояния.
После запуска бизнес-процесс начинает работу автоматически, рассылая поручения лицам и отслеживая выполнение этих поручений.
Каждому пользователю, в зависимости от степени участия, приходит уведомительное или деятельное поручение, реакция на которое позволит бизнес-процессу двигаться дальше по цепочке событий. Как только все поручения бизнес-процесса выполнены, бизнес-процесс изменяет состояния элементов, применяет групповую политику и завершается, оставаясь сохраненным для последующего анализа.
Более подробную информацию по данной теме можно найти здесь:
https://mybiblioteka.su/6-77914.html
https://www.directum.ru/blog-post/951